經(jīng)過多年在電子發(fā)現(xiàn)領(lǐng)域的較少參與，IT在電子發(fā)現(xiàn)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)管理和收集階段發(fā)揮越來(lái)越重要的作用，本文遵循我們之前關(guān)于電子發(fā)現(xiàn)討論“IT與電子發(fā)現(xiàn)的今昔巨變”，在這個(gè)變化中，我們看到三個(gè)驅(qū)動(dòng)因素，電子郵件歸檔和備份帶來(lái)了新的電子發(fā)現(xiàn)責(zé)任。
數(shù)據(jù)快速增長(zhǎng)的三個(gè)驅(qū)動(dòng)因素
快速的數(shù)據(jù)增長(zhǎng)是生活隱私和公共部門的一個(gè)因素，存儲(chǔ)管理員的工作是跨復(fù)雜的基礎(chǔ)設(shè)施管理存儲(chǔ)，包括主存儲(chǔ)，近線/歸檔存儲(chǔ)、基于磁盤的保護(hù)層、磁帶庫(kù)、異地鏡像存儲(chǔ)系統(tǒng)、個(gè)人臺(tái)式機(jī)和筆記本電腦。
管理備份和歸檔具有足夠的挑戰(zhàn)，電子發(fā)現(xiàn)增加了一個(gè)完全不同的挑戰(zhàn)，伴隨電子發(fā)現(xiàn)的壞消息比比皆是，1)這些快速增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)庫(kù)中包含了必須針對(duì)訴訟和法規(guī)目的而發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)，2)IT必須控制數(shù)據(jù)的保留，以及具有成本效益的存儲(chǔ)管理，3)每個(gè)存儲(chǔ)類型可能有數(shù)十個(gè)或數(shù)百個(gè)存儲(chǔ)目標(biāo)和組件，使每個(gè)子環(huán)境電子發(fā)現(xiàn)都充滿了挑戰(zhàn)。
IT部門一直不愿意在這些復(fù)雜的存儲(chǔ)環(huán)境中承擔(dān)電子發(fā)現(xiàn)任務(wù)，但現(xiàn)在已經(jīng)無(wú)法避免，越差的電子發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)越高，律師了解在法律意義上的收集和保存，但只有IT部門被賦予在復(fù)雜存儲(chǔ)環(huán)境中的搜索訪問和保存的權(quán)限。
1、更快更廣泛的收集
當(dāng)收集過程耗時(shí)且成本昂貴時(shí)，很多公司都以“造成不必要的負(fù)擔(dān)”為理由拒絕執(zhí)行，如果搜索代價(jià)太高，法官常常會(huì)給予照顧，適當(dāng)?shù)脑瓌t仍然是重要的，但法官正在尋找不必要負(fù)擔(dān)運(yùn)動(dòng)背后的原因，如果原因是不善的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理，那么法官可能會(huì)否決，直接由公司承擔(dān)相關(guān)的費(fèi)用。
IT應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)管理良好的存儲(chǔ)基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)化所有電子發(fā)現(xiàn)收集軟件，理想情況下，它能夠主動(dòng)簡(jiǎn)化復(fù)雜的存儲(chǔ)，管理良好的存儲(chǔ)在電子發(fā)現(xiàn)中的成本效益也是很明顯的，這是一項(xiàng)長(zhǎng)期的重大任務(wù)，但I(xiàn)T可以從部署一套電子郵件歸檔產(chǎn)品開始，解決收集問題的道路是很長(zhǎng)的。
2、雙責(zé)電子發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品
一個(gè)令人鼓舞的趨勢(shì)是，許多電子發(fā)現(xiàn)收集產(chǎn)品可以承擔(dān)雙重職責(zé)，這些產(chǎn)品為IT同時(shí)提供了電子發(fā)現(xiàn)和數(shù)據(jù)管理功能，如來(lái)自存儲(chǔ)廠商包含電子發(fā)現(xiàn)功能的電子郵件歸檔產(chǎn)品，或來(lái)自電子發(fā)現(xiàn)廠商的策略驅(qū)動(dòng)數(shù)據(jù)保留引擎，兩種方法都鼓勵(lì)使用相同的IT產(chǎn)品，以支持電子發(fā)現(xiàn)和改善存儲(chǔ)管理，當(dāng)開支超出IT預(yù)算時(shí)，這是一個(gè)特別有力的理由，即使不差錢，雙責(zé)產(chǎn)品仍然增加了IT投資的價(jià)值。
3、實(shí)戰(zhàn)
現(xiàn)在我們已經(jīng)確定了IT在電子發(fā)現(xiàn)中的角色，迄今為止，電子發(fā)現(xiàn)最大的目標(biāo)是電子郵件，遺憾的是，許多公司所謂的電子郵件歸檔實(shí)際上是備份磁帶，這使得電子郵件收集非常困難和耗時(shí)，為什么會(huì)這樣，IT有什么選擇？
從歸檔或者備份磁帶進(jìn)行電子發(fā)現(xiàn)
電子郵件可能在在線存儲(chǔ)，電子郵件歸檔或備份磁帶上，主存儲(chǔ)上的活動(dòng)電子郵件可以作為電子發(fā)現(xiàn)目標(biāo)，特別是當(dāng)律師意識(shí)到可能馬上有一場(chǎng)官司的時(shí)候，如工傷，在這種情況下，律師應(yīng)該立即指示保存與事故有關(guān)的郵件數(shù)據(jù)，但大部分訴訟發(fā)生在事件發(fā)生后，這意味著備份或歸檔電子郵件將成為電子發(fā)現(xiàn)目標(biāo)，通常情況下，電子郵件會(huì)長(zhǎng)期保存在磁帶備份中，可以說(shuō)它是一個(gè)笨拙的資料庫(kù)，下面是一個(gè)很常見的過程：
第1步：IT接收到律師的保存要求，律師要求數(shù)據(jù)保管人保護(hù)臺(tái)式機(jī)和筆記本電腦上的郵件。
第2步：從多個(gè)備份應(yīng)用程序中找到備份目錄。
第3步：搜索每個(gè)備份目錄，找出可能響應(yīng)的磁帶。
第4步：發(fā)出請(qǐng)求，離站出庫(kù)管理員尋找某個(gè)磁帶，或自己親自去找。
第5步：接收和入庫(kù)磁帶。
第6步：使用多個(gè)備份應(yīng)用程序恢復(fù)數(shù)據(jù)，從中尋找蛛絲馬跡。
第7步：搜索日期范圍內(nèi)的元數(shù)據(jù)，將敏感數(shù)據(jù)復(fù)制到在線存儲(chǔ)庫(kù)或可移動(dòng)介質(zhì)上。
第8步：記錄整個(gè)過程，發(fā)誓只要你還活著永遠(yuǎn)不會(huì)再這樣做。
顯然，有一個(gè)更好的方法，有些人簡(jiǎn)單地建議從主存儲(chǔ)和二級(jí)存儲(chǔ)上大規(guī)模刪除電子郵件，但這需要法律支持，記住，訴訟需求還沒有正式開始，法律只是需要有一個(gè)合理的預(yù)期，例如，假設(shè)一名女性雇員辭職后報(bào)告受到了性騷擾，律師應(yīng)立即要求封存相關(guān)電子郵件的順序，至少可以這樣說(shuō)，IT部門設(shè)定的90天刪除策略不會(huì)影響到法庭的審判。