每到年底的時(shí)候，大家都需要撰寫工作總結(jié)，其中往往會使用很多圖表來反映一年的工作業(yè)績。而大多數(shù)人制作Excel圖表，都會使用Excel的默認(rèn)格式，或者憑自己的感覺進(jìn)行一些格式美化，但效果很難盡如人意。
下面是一組來自于《商業(yè)周刊》雜志不同時(shí)期的圖表，外觀上看起來非常精美、專業(yè)，具有一種職場精英式的“商務(wù)氣質(zhì)”。他們是如何做到這些效果的呢？
雜志編輯們使用何種專門的軟件來制作這些圖表，我們不得而知。但筆者通過長期的琢磨，摸索出一套用Excel模仿制作商業(yè)雜志圖表的方法，其關(guān)鍵點(diǎn)就是要突破Excel的默認(rèn)設(shè)置。通過簡單的幾步，我們也可以制作出非常具有“商務(wù)氣質(zhì)”的圖表。下面我們以模仿圖2的商業(yè)圖表為例，簡單介紹這套方法。方法本身很簡單，相信大家都可以掌握。
一、使用專業(yè)品質(zhì)的配色。
一幅圖表給人的印象，很大程度上是由其配色決定的。專業(yè)的圖表往往是因?yàn)樗哂袑I(yè)品質(zhì)的配色，通過配色透露出一種專業(yè)精神。我們普通用戶制作圖表，往往會受到Excel默認(rèn)顏色的限制。而默認(rèn)顏色要么糟糕不已，要么因長期使用而審美疲勞。大家可能遇到過這樣的經(jīng)歷，就是你看到某個(gè)很專業(yè)的商務(wù)圖表，想用Excel模仿制作，它的樣式你都可以做得差不多，就是它的顏色無法調(diào)出來。
要準(zhǔn)確模仿商業(yè)圖表所使用的顏色，可以通過顏色拾取器來獲知。這里推薦使用一款名叫ColorPix的綠色小軟件，運(yùn)行它后，當(dāng)你把鼠標(biāo)指到某個(gè)顏色塊上，軟件就可以返回相應(yīng)的RGB顏色代碼。譬如圖2中用到的顏色有4種：
獲知顏色代碼后，我們就可以在圖表中使用這些顏色了。一個(gè)Excel默認(rèn)生成的圖表，即使我們什么也不修改，只是改用專業(yè)品質(zhì)的配色，它也會立即變得與眾不同，圖3顯示了這種變化效果。
要在Excel中使用自定義的顏色，在2007和2010版本中可以直接指定相應(yīng)的RGB值，2003版本中則需要先通過菜單“工具-選項(xiàng)-顏色”修改配置后才可使用。在實(shí)際工作中，可以將這些顏色配置為顏色模板或顏色主題，便于快速取用。
二、使用科學(xué)人性化的布局。
在Excel中作圖，無論選擇何種圖表類型，無論數(shù)據(jù)點(diǎn)多少，生成圖表的默認(rèn)布局都如圖4的樣式，整個(gè)圖表中主要包括標(biāo)題、繪圖區(qū)、圖例3個(gè)部分。
但這種布局存在很多不足，如：標(biāo)題不夠突出，信息量不足；繪圖區(qū)占據(jù)了過大的面積；繪圖區(qū)的四周浪費(fèi)了很多地方，空間利用率不高；特別是圖例在繪圖區(qū)右側(cè)，閱讀視線左右跳躍，需要長距離檢索、翻譯。
而我們觀察商業(yè)圖表的布局，很少會發(fā)現(xiàn)這種大路貨式的樣式。圖5是對一個(gè)典型商業(yè)圖表的溝通分析，從上到下可以抽象出5個(gè)部分：主標(biāo)題區(qū)、副標(biāo)題區(qū)、圖例圖、繪圖區(qū)、腳注區(qū)。
幾乎所有的商業(yè)圖表都符合這一構(gòu)圖原則，可以說是商業(yè)圖表背后的布局指南。其特點(diǎn)有：完整的圖表要素；突出的標(biāo)題區(qū)；從上到下的閱讀順序。
對于前面的例子，我們使用適中的圖表幅面，使用更突出的圖表標(biāo)題，將圖例放置到繪圖區(qū)左上角，現(xiàn)在圖表呈現(xiàn)圖6的樣式，閱讀視線自然而舒適。
